1、作用：保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。
2、为了更好地适应社会的利用需要，服务于社会。
3、档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，维护档案的真实性。
4、不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，
5、档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。
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